Hier zit ik. Precies een week geleden, aan het barretje voor de keuken.
Mijn naam is Pieter. Mijn vrouw Charlotte en ik werken allebei al weer twee weken vanuit huis. Charlotte is zelfstandig loopbaancoach en ik werk als HR Manager bij Nellens Techniek, een middelgroot installatiebedrijf met 35 man personeel.
Over het algemeen gaat dat thuiswerken best goed. Maar vandaag ben ik niet bepaald vrolijk.

“Ik moet deze week toch echt een keer het MT bij elkaar zien te krijgen, want dit moet anders!”, mopper ik. Net als bij veel andere bedrijven lopen in deze tijd zaken anders dan normaal. Maar dat is niet de oorzaak van mijn humeur. Waar het om gaat is dat ik de leden van het MT maar niet bij elkaar aan tafel krijg (virtueel dan).
Ook zijn er nog drie sollicitanten die ik wil spreken en er lopen twee nieuwelingen rond die hoognodig ingewerkt moeten worden.

Ik heb er geen stress van. Maar ik besef me ineens hoe belangrijk het is dat je online dingen kunt regelen. Niet alleen voor nu, ook voor de langere termijn.
En dus oriënteer ik me op de mogelijkheden voor online vergaderen, het geven van onlinepresentaties, beeldbellen en advies via de webcam (op verzoek van Charlotte). Mijn recente ervaringen met o.a. die MT-vergadering neem ik mee in de overwegingen:

• Ik wil dat iedereen kan deelnemen aan een gesprek of vergadering.
• Drempels als software downloaden, het aanmaken van een account, inloggen, etc. zijn ongewenst.
• Er mag geen twijfel zijn over wat er met de data van een gesprek gebeurt.
• De privacy van de deelnemers moet goed geregeld zijn.
• Het moet mogelijk zijn om met een telefoon of tablet deel te nemen aan het gesprek.

Dat was vorige week. Best een lastige puzzel.

Het MT heeft vergaderd. Ik stuurde ze een vergaderverzoek met daarin slechts 1 link. Wanneer ze daarop klikten kwamen ze meteen in mijn virtuele vergaderkamer terecht. Omdat er vertrouwelijke informatie werd besproken vroeg ik wel om een toegangscode om zeker te zijn dat er alleen genodigde deelnemers in de kamer zaten.
De sollicitatiegesprekken zijn gevoerd. In een andere ruimte waar we ongestoord konden praten.
Voor het inwerken is een aantal gesprekken gepland met degene die dit coördineert. De eerste gesprekken hebben zelfs al plaatsgevonden.
En wat er met de data gebeurt bepalen we helemaal zelf.

De collega’s die projecten leiden kijken al reikhalzend uit naar het moment dat zij ook mee mogen doen.

En Charlotte? Zij mocht van mijn werkgever een paar keer gebruik maken van het systeem. En dat is haar, maar zeker ook haar cliënten, enorm goed bevallen.

Wil je weten hoe ik dit heb geregeld? Vraag dan hier om een vergaderverzoek. Dan kun je meteen zien hoe het werkt.