Onboarding. Ik ben het helemaal eens met Japke-d. Bouma die eind december een artikel publiceerde in het NRC met daarin het ergste kantoorjargon uit 2018. Onboarding prijkte op de achtste plaats en werd door haar bestempeld als een absoluut jeukwoord.
Ik sta open voor suggesties maar, bij gebrek aan beter, blijf ik het woord toch nog maar even gebruiken.

Inwerken dekt de lading niet

Inwerken en wegwijs maken zijn best OK maar beslaan slechts een deel van wat er zou moeten gebeuren. De feitelijke onboarding kan (moet?) veel eerder beginnen dan op de eerste werkdag, namelijk op het moment dat het contract wordt getekend. Je zal daar dan wel afspraken over moeten maken omdat de medewerker nog niet officieel is begonnen. Dit wordt soms “pre-boarding” genoemd. Nog zo’n jeukwoord.

Wanneer je pas bij het tekenen van het contract start met onboarden is dat naar mijn mening ook al aan de late kant. De gesprekken daarvoor en zelfs de teksten in de vacature of aanvraag moeten immers een goede weergave zijn van de cultuur binnen de organisatie. Je wil niet dat een kandidaat na het zetten van de handtekening alsnog afhaakt omdat dit anders is als verwacht.

Vaste en tijdelijke medewerkers

Vaste en tijdelijke medewerkers moeten allebei goed landen in de organisatie. De aanpak is verschillend. Bij vaste medewerkers, waar je belang hebt bij een langdurige relatie, ligt de focus op binden en boeien. Je geeft in de eerste periode m.n. aandacht aan:

• Wat het bedrijf doet en waarom.
• Welke cultuur er heerst binnen het bedrijf.
• Wie (directe) collega’s zijn en wat zij doen.
• Wat de nieuwe medewerker betekent voor het bedrijf.

Bij tijdelijke medewerkers is het anders. Hier gaat het erom dat zij zo snel mogelijk efficiënt inzetbaar zijn. Zij verlaten de organisatie weer op korte termijn. Dan is het belangrijk dat zij in die relatief korte periode zoveel mogelijk waarde toevoegen.

Bij een opdracht met een duur van drie maanden en een week inwerken door een eigen medewerker ben je al snel 10% van een jaarsalaris kwijt voor er sprake is van waarde toevoegen.
De focus ligt nu anders en is bij aanvang vooral gericht op:

• De technische onboarding (bijv. pasjes, toegangsrechten, apparatuur).
• Wie welke rol vervult en hoe de (in)formele lijnen zijn.
• Inhoudelijke informatie die nodig is voor de opdracht.

Onboarden is persoonlijk

In beide gevallen, maar vooral bij de tijdelijke medewerkers, valt het op dat het onboarden best een heel persoonlijk proces is. Naast algemene onderwerpen als organisatie en cultuur, die je prima in een Wiki zou kunnen vervatten, gaat het er om: “Wat heb jij nou nodig om snel en efficient inzetbaar te zijn. Wie heb je nodig en welke inhoud heb je nog nodig”.

Dat maakt het best lastig. Het betekent namelijk dat je voor iedere nieuwe medewerker (deels) eigen content moet maken. En daar wil je, zeker bij de wat grotere bedrijven, een HR afdeling niet extra mee belasten. Onder de regie van de HR afdeling zou je dit wel kunnen uitbesteden aan de toekomstige collega’s.

Onboarding door detacheerder of uitzendburo?

En wie gaat er dan onboarden? Hierboven stelde ik al dat je best, al dan niet onder regie van een HR afdeling, het onboarding programma kunt laten vullen door medewerkers of managers van afdelingen.

Waarom zou je je als intermediaire partij niet onderscheiden door een deel van de onboarding uit handen te nemen van het bedrijf? Dat lijkt, in de huidige arbeidsmarkt, toch een mooie USP waarmee je absoluut het verschil zult kunnen maken. Dat geldt trouwens zowel voor leveranciers van vast én tijdelijk personeel.
Zo houdt de HR afdeling zelf de regie terwijl het intermediair het lastige persoonlijke (dynamische) deel van de onboarding overneemt. Over je rol pakken ….

Alle jeukwoorden uit 2018 volgens Japke-d. Weet jij een bruikbaar alternatief voor het woord “onboarding”? Laat het me eens weten, bijv. via een reactie hieronder. Ik ben erg benieuwd!