“Met een goede Preboarding is veel te winnen”

Het tekort op de arbeidsmarkt wordt steeds nijpender. Je merkt dat het vinden van goed personeel steeds moeilijker wordt. Maar ook dat andere werkgevers aan jouw personeel gaan trekken. Het binden van het personeel wordt daarmee een steeds belangrijker thema.
Wanneer je een nieuwe medewerker hebt gevonden, dan wil je dat deze zich snel thuis voelt bij jouw organisatie en dat hij het gevoel heeft waarde te kunnen toevoegen.

Iedere organisatie moet daarom werken aan zijn merk en reputatie en veel aandacht hebben voor een passend werving & selectieproces. Op maat gesneden voor de organisatie. Beiden zijn in de aanloop naar een arbeidscontract zeer belangrijk. Echter zeker geen garantie dat je niet binnen een half jaar alweer een exitgesprek voert met de zojuist aangenomen medewerker. En dat is wat je wilt voorkomen!

Een goede begeleiding gedurende de eerste periode op het werk maakt het risico aanzienlijk kleiner. Maar alleen daarmee red je het evenmin.

Onboarding – Preboarding

Na het ondertekenen van het arbeids- of inhuurcontract gaat er vaak nog een periode overheen voordat de medewerker aan de eerste werkdag begint. Hoe zorg je er voor dat deze medewerker zijn enthousiasme voor de functie vasthoudt en gemotiveerd en vol vertrouwen bij jou aan de slag gaat?

Ik heb daar wel ideeën bij.

De onboarding moet al starten voor je begint met werven. Je uitingen op de (sociale) media werken immers mee aan de beeldvorming over jouw organisatie. Het programma loopt door tot aan een jaar (of verder) na de eerste werkdag. De preboarding fase, dat is de periode tot aan de eerste werkdag, krijgt daarin veel aandacht. Hier wordt immers de basis gelegd voor een enthousiaste en loyale medewerker; een medewerker die vanaf dag één voelt dat hij of zij erbij hoort.

Het ideale programma ziet er voor iedere organisatie anders uit en bestaat uit een lijst van gevarieerde activiteiten. Wij leveren maatwerk en ontwikkelen een onboardingsproces passend bij jouw organisatie.

Een kleine greep uit deze activiteiten tref je hieronder aan.

Actiepunten

Sommige zijn simpelweg actiepunten die snel zijn te implementeren. Zoals:

• De medewerker opnemen in personeelsadministratie.
• Toewijzen van een buddy.
• Plannen van een rondleiding.
• Bestellen van de toegangspas.
• Aanmelden voor trainingen.
• enz..

Het is handig om een checklist te gebruiken waarop alle stappen staan vermeld. Zo raakt er niet iets tussen wal en schip. Daarnaast moet er een aantal producten beschikbaar zijn. Ik noem er een paar.

Voor de eerste werkdag

• Checklist (zie hiervoor).
• Welkomstbrief.
• Praktische informatie.
• Visiedocument.
• Informatie over de afdeling.
• Introductie buddy.
• Taakomschrijving.

Er zal bij het verstrekken van de informatie via mail en internet (evt. intranet) o.a. gebruik gemaakt worden van e-learning, video, video-conference.

Het is heel mooi wanneer je de werkplek al kunt laten verkennen voordat de eerste werkdag start. Bijvoorbeeld via video of een google maps tour. De medewerker komt daardoor op de eerste werkdag al op bekend terrein.

Tijdens de periode van werving & selectie wil je weten of iemand bij de organisatie past. Dit kan door gebruik te maken van korte cases of een vragenlijst. Op deze wijze maakt een nieuwe medewerker al voor hij of zij solliciteert kennis met de cultuur en werkwijze van de organisatie. En kunnen zowel werkgever als potentiele collega beoordelen of zij bij elkaar passen. De kans dat een medewerker snel vertrekt wordt daarmee gelijk een stuk kleiner.

De eerste werkdag

• Organisatiestructuur.
• Informatie over voorschriften en protocollen.
• Instructie inlog bedrijfsnetwerk, instellen (voice)mail, uren schrijven.

Een persoonlijk welkom vindt plaats door directie, de afdelingsmanager en/of buddy.

Persoonlijk wil overigens niet zeggen dat dit altijd face-to-face moet gebeuren. Zo kan het bijv. zijn dat de eerste opvang plaatsvindt door de afdelingsmanager en de medewerker voor de eerste werkdag al een video ontvangt met een welkomstwoord van de directie of een collega van dezelfde afdeling.

Via e-learning kan de nieuwe medewerker ontdekken hoe de organisatie in elkaar zit, wat de regels, waarden en normen zijn. De medewerker heeft daardoor ook de mogelijkheid om dit nogmaals te bekijken. Als werkgever borg je op deze manier dat iedere nieuwe collega dezelfde informatie krijgt.

Aanpak

Hoe het introductieprogramma eruit moet zien hangt o.a. af van de omvang van de organisatie en van de mate waarin medewerkers doorstromen. Er zijn in principe weinig verschillen tussen het onboarden van vaste medewerkers en ingehuurd personeel.

Contact

Wij komen graag in contact met organisaties die:

• Te maken hebben met een groter personeelsverloop dan gewenst.
• Snel groeien en daardoor in korte tijd veel nieuwe medewerkers aannemen.
• Op zoek zijn naar personeel met specialistische kennis of vaardigheden.
• Al ervaring hebben met het inwerken van nieuwe medewerkers en het onboarding proces verder willen professionaliseren.