Heb jij een bureaubaan? Dan hoef je misschien wel helemaal niet meer terug naar kantoor.

Werken op afstand is een blijvertje

Het McKinsey Global Institute becijferde in 2021 al dat 10% van het aantal medewerkers in een opkomende economie, en maar liefst 20 tot 25% in een geavanceerde economie, drie tot vijf dagen per week thuis kan werken. Dat geldt vooral in de modernere kantooromgeving.

In mijn geval brengt de aard van mijn werk met zich mee dat ik voor de meeste klanten fulltime op afstand werk. Alleen voor grotere klanten komt het voor dat ik één of twee dagen per week op locatie te vinden ben. Dat is niet iets van de laatste jaren. Ik vond al ver voor het uitbreken van de pandemie manieren om verbinding te maken en effectief online samen te werken. Een logisch gevolg van mijn overtuiging dat je werken en leren plaats- en tijd onafhankelijk moet faciliteren om aansluiting te vinden met (de voorkeuren van) je medewerker en/of klant.

Laat me je een paar voordelen noemen.

Voordelen van plaats- en tijd onafhankelijk werken en leren

• Als medewerker verwacht je tegenwoordig een werk- of leeromgeving waarbij locatie en tijdstip zelf is in te vullen, eventueel in overleg met de klant. Zeker nu alle aannames over dit onderwerp door de pandemie volledig zijn ontkracht.
• De flexibiliteit die het met zich meebrengt stelt je in staat om je zakelijke en prive leven zo in te richten dat je maximaal waarde toevoegt wanneer je aan het werk bent én waarbij je veel meer tijd hebt voor jezelf op andere momenten.
• Thuiswerken kan ook zorgen voor een gezondere leefstijl. Je hebt immers meer tijd om lichaamsbeweging in je dagelijkse routine in te passen, om je eigen eten te maken i.p.v. te bestellen en je hebt minder blootstellingen aan veel voorkomende ziekten die zich gemakkelijk verspreiden in een werkomgeving.
• Wanneer je niet hoeft te pendelen naar je werk op momenten dat het druk is op de weg of in het openbaar vervoer, gebruik je je tijd een stuk efficiënter en heb je een ontspannen begin en einde van de dag. Het is bovendien een stuk beter voor het milieu.
• Ben je als werkgever en op zoek naar personeel? Je kunt ineens werven over de hele wereld. Je bent niet langer gebonden aan een locale arbeidsmarkt wanneer je plaats- en tijd onafhankelijk werken kunt faciliteren.

Naast alle voordelen zijn er natuurlijk ook de nodige uitdagingen.

Uitdagingen en hoe hiermee om te gaan

• Het (deels) op afstand inwerken van nieuwe medewerkers is er zo één. Het vereist een goed afgestemd en gedragen introductie- en inwerkprogramma met aandacht voor globale én afdeling- of functie specifieke onderwerpen. Je medewerker wil kennis maken met nieuwe collega’s, weten hoe diens rol past in de organisatie en leren over nieuwe verantwoordelijkheden.
  Voor één van mijn klanten richt ik dit momenteel in met een soort ‘blend’ van fysieke activiteiten die worden afgewisseld met online activiteiten: Onboarding ‘cursussen’ in het LMS op de werkplek. Zo worden medewerkers geholpen de weg te vinden in hun nieuwe baan.
• Het is prettig wanneer iedereen heeft wat er nodig is om het werk te kunnen doen. Om zeker te stellen dat in jouw organisatie ook zo is, kun je met enige regelmaat een 1-op-1 organiseren tussen medewerker en manager. Daarnaast kun je uitwisseling van kennis e.a. faciliteren middels forums, chats, gedeelde omgevingen voor documenten, enz..
• Heb je medewerkers die enkel op afstand werken? Dan heb je geen, of weinig, controle over hun omgeving. Maar hoe zorg je dan voor een veilige werkplek? Ik zie regelmatig dat medewerkers bij indiensttreding eerst een soort assessment doorlopen op gezondheids- of veiligheidsaspecten. Aanvullend daarop kun je met enige regelmaat online een evaluatie op deze onderwerpen organiseren.
• Als jouw organisatie vindt dat de bedrijfscultuur belangrijk is, wil zij ook dat alle medewerkers het gevoel hebben dat zij deel uitmaken van die cultuur. Wanneer medewerkers en managers uit de hele organisatie initiatieven nemen die dit ondersteunen, helpt dat. Je kunt dit stimuleren en de communicatie daarover kun je faciliteren op het bedrijfsbrede intranet, forums of anderszins.
• Alleen is ook maar alleen en thuiswerken kan best eenzaam voelen. Om je medewerkers zich meer met elkaar verbonden te laten voelen maak je gebruik van groepen of kanalen op bijv. het intranet over specifieke thema’s, gebeurtenissen of onderwerpen.
  Voor nieuwe medewerkers kun je een buddy systeem inrichten zodat iedereen iemand heeft die voor hem/haar zorgt en online aan anderen voorstelt om kennis te maken.

Hierboven slechts enkele voordelen en uitdagingen bij het faciliteren van plaats- en tijd onafhankelijk werken en leren.
Voor elke organisatie is de situatie weer anders. Je kunt daarom ook niet gelijk met een ‘standaard’ product of oplossing aan de slag: Je ‘ontwerpt’ eerst de gewenste situatie. Daarbij kijk je wat je al hebt en wat je al doet (en wat er beter kan). Daarna pas ga je kijken hoe je je daar technisch bij wil laten ondersteunen.

Eerst het proces, dan de software!

Referenties

• https://moodle.com/news/why-remote-work-is-here-to-stay
• https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/the-future-of-work-after-covid-19
• https://www.forbes.com/sites/bryanrobinson/2022/02/01/remote-work-is-here-to-stay-and-will-increase-into-2023-experts-say
• https://www.businessnewsdaily.com/8156-future-of-remote-work.html